Plano de Contas: Como Organizar o Dinheiro da Empresa Para Saber Onde Ele Está Indo
Mapa de todas as contas da sua empresa
Todo dono de empresa já passou por isso: o mês fecha, o faturamento foi bom, mas sobrou pouco. Para onde foi o dinheiro? Sem uma forma organizada de classificar cada entrada e cada saída, essa pergunta não tem resposta. O plano de contas resolve esse problema. Ele é a lista de "gavetas" onde cada valor é guardado, e é a base de qualquer relatório financeiro que você queira ter, do fluxo de caixa ao resultado do mês.
O que é o plano de contas
O plano de contas é uma lista organizada de categorias usadas para registrar tudo o que movimenta dinheiro na empresa: vendas, compras, salários, aluguel, impostos, empréstimos, investimentos.
Ele funciona em níveis, do mais geral para o mais detalhado. Cada nível recebe um código, o que facilita somar e comparar:
Assim, você pode olhar o total de "Despesas com pessoal" ou abrir o detalhe e ver quanto foi só de encargos.
Existem dois tipos de plano de contas: o contábil, que o contador usa para cumprir as regras legais e fiscais, e o gerencial, que o dono usa para tomar decisões. Os dois conversam, mas têm objetivos diferentes. Neste artigo, o foco é a lógica de montar um bom plano; a diferença entre os dois tipos merece um texto próprio.
Por que ele é tão importante
Um plano de contas bem feito traz três benefícios práticos:
Mostra onde o dinheiro vai. Com as despesas separadas por categoria, você vê quais pesam mais e onde dá para cortar.
Permite comparar períodos. Se a energia elétrica sempre cai na mesma conta, você percebe na hora quando ela sobe 30% de um mês para o outro.
Alimenta os relatórios. DRE, fluxo de caixa e orçamento usam as mesmas categorias. Sem plano de contas, cada relatório conta uma história diferente.
O erro mais comum é o contrário: poucas categorias genéricas ("despesas gerais", "diversos", "outros") que juntam tudo e não dizem nada.
Como montar um plano de contas gerencial simples
Para uma pequena empresa, um plano gerencial enxuto costuma ter cinco grandes grupos:
Algumas regras ajudam a manter o plano útil:
Nem detalhado demais, nem genérico demais. Entre 30 e 60 contas costuma ser suficiente para uma pequena empresa. Mais que isso vira burocracia.
Vigie a conta "outros". Se ela passar de 5% do total das despesas, está escondendo informação. Abra novas contas para o que aparece com frequência.
Mantenha estável. Mudar as categorias todo mês impede a comparação. Revise uma vez por ano.
O que o plano de contas permite medir
O plano de contas não tem indicadores próprios, mas é ele que torna possível calcular quase todos os outros. Os primeiros que valem acompanhar:
Peso de cada grupo sobre a receita: quanto dos R$ 100 vendidos vai para custos variáveis, despesas fixas e o que sobra.
Evolução das principais contas mês a mês: aluguel, folha, mercadorias e marketing.
Participação da conta "outros": quanto menor, mais confiável é a sua informação.
Conclusão
Antes de pensar em relatórios sofisticados, organize as gavetas. Comece com os cinco grupos deste artigo, abra as contas que fazem sentido para o seu negócio e registre tudo nelas por três meses. Depois, revise: junte o que é pequeno demais, abra o que está escondido em "outros". Se você tem contador, peça a ele para mostrar o plano contábil da empresa e veja como as suas categorias gerenciais se encaixam nele.